• مدیریت اسناد چیست ؟

هر سازمانی در جریان کار روزانه خود به اطلاعات متنوعی نیاز دارد بعلاوه هر روزه مقادیر زیادی اطلاعات جدید نیز تولید میکند. این اطلاعات اشکال متنوعی دارند، برخی اسناد کاغذی هستند و برخی فایلهای کامپیوتری (مانند نقشه های طراحی و فایل های Ms Word)
طبقه بندی، بایگانی و جستجو در این اسناد مشکلات متعددی را بهمراه دارند، مشکلاتی که به مرور زمان بر حجم آن افزوده میشود.
مدیریت اسناد سیستمی است که با استفاده از آن میتوان تمامی انواع اسناد الکترونیکی ( یعنی هر گونه فایل موجود در کامپیوتر) را بصورت هوشمندانه سازماندهی و مدیریت کرد. بعبارت دیگر مدیریت اسناد نگرشی ساخت یافته و سیستماتیک برای کنترل، طبقه بندی، بازیابی و به اشتراک گذاری اطلاعات موجود در اسناد الکترونیکی است. در حال حاضر حتی در پیشرفته ترین سازمانهای دنیا نیز حداقل 80 % اسناد منشاء کاغذی دارند و لذا باید آنها را تبدیل به فایلهای کامپیوتری کرد. برخی از عمده ترین این مشکلات عبارتند از : مشکلات نگهداری، مشکلات جستجو، مشکلات کنترل دسترسی افراد، مشکلات جابجایی اسناد. مدیریت اسناد برای حل مشکلات فوق ایجاد شده است.
 

• مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد چیست ؟

استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد مناسب مزایای ذیل را بهمراه دارد :
• امکان مدیریت میلیونها سند را براحتی برای شما فراهم میسازد.
• براحتی و به سرعت امکان جستجو در اسناد را فراهم میسازد.
• امکان کنترل و طبقه بندی سطوح دسترسی افراد مختلف به اسناد را فراهم میسازد.
• در زمان نیاز امکان تهیه نسخه چاپی از اسناد را فراهم میسازد.
• میتوان نسخ متعددی از اسناد تهیه و آنها را در محل امنی نگهداری کرد.
• امکان طبقه بندی اسناد در گروههای مختلف وجود دارد.
• امکان دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم میسازد.

• مشکلاتی که با نرم افزار مدیریت اسناد حل میشود